Strona główna / Blog / Metodyki zarządzania projektami: z których korzystamy na co dzień w maxroyu?

Metodyki zarządzania projektami: z których korzystamy na co dzień w maxroyu?

14.12.2024

9 min czyt.

Strategia

Zarządzanie projektami jest jak orkiestra – żeby utwór zabrzmiał doskonale, każdy musi znać swoją partię, a dyrygent musi wiedzieć, kiedy i który instrument ma zagrać. Metodyki zarządzania projektami to zbiór zasad, które pomagają w tej symfonii, by projekt został zrealizowany sprawnie i bez zgrzytów. Dobrze dobrana metodyka może być kluczem do sukcesu, dlatego warto przyjrzeć się najpopularniejszym z nich.

Czym się charakteryzują metodyki zarządzania projektami?

Wszystkie metodyki mają na celu uporządkowanie pracy tak, aby projekt był realizowany efektywnie i skutecznie. Różnią się jednak w podejściu do planowania, realizacji i kontroli i często są dopasowywane do potrzeb zespołu projektowego oraz potrzeb klienta. Niektóre są bardziej formalne i wymagają szczegółowego dokumentowania każdego kroku, inne są bardziej elastyczne i skupiają się na szybkim dostosowywaniu do zmian. Za chwilę dowiesz się jakie są ich mocne i słabe strony i w jakich projektach sprawdzają się najlepiej.

Dla przypomnienia – o pracy project managera i jej złożoności pisała już Sabina Semmler w tekście TUTAJ.

Waterfall – klasyczna rzeka, która nie zawraca

Metodyka Waterfall, znana również jako model kaskadowy, jest jak budowanie domu. Najpierw musisz mieć plan, potem fundamenty, a dopiero na końcu dach. Każdy etap budowy musi być zakończony, zanim przejdziesz do następnego.

Waterfall to klasyczna metodyka, która sprawdza się w zarządzaniu projektami o jasno określonych wymaganiach i celach, gdzie ryzyko zmian jest minimalne.

Przykładem może być budowa mostu. Najpierw jest faza projektowania, gdzie inżynierowie przygotowują dokładne plany. Potem następuje budowa, która musi odbywać się zgodnie z wcześniej przygotowanym harmonogramem. Na końcu przychodzi czas na testy i oddanie mostu do użytku.

Zalety Waterfall:

• Przejrzysta struktura i dokładnie zdefiniowane poszczególne etapy projektu.

• Łatwość zarządzania i kontrolowania projektu.

• Szczegółowa dokumentacja na każdym etapie.

Wady Waterfall:

• Brak elastyczności w przypadku zmieniających się wymagań.

• Ryzyko opóźnień, jeśli jeden etap zostanie zablokowany.

• Trudność w adaptacji do dynamicznych projektów (brak zwinności).

Firmy z branży budowlanej i inżynieryjnej często korzystają z metodyki Waterfall, ponieważ tego typu projekty wymagają precyzyjnego planowania i realizacji krok po kroku. Duże korporacje, takie jak Bechtel czy Skanska, często stosują ten model w swoich projektach infrastrukturalnych.

Metoda Agile – zwinność w działaniu

Agile to zupełnie inne podejście – przypomina bardziej jazdę na rowerze po górskim szlaku. Musisz być gotowy na nagłe zmiany i niespodziewane przeszkody.

Kluczowy jest manifest Agile, o który opiera się filozofia Agile, a o którym pisałam w tekście TUTAJ.

Podejście Agile dzieli projekt na małe, iteracyjne kroki, zwane sprintami, które są realizowane przez małe, zwinne zespoły. Każdy sprint trwa zazwyczaj od jednego do czterech tygodni i kończy się dostarczeniem konkretnego produktu lub funkcji. Kluczowym elementem metodyki Agile jest stała komunikacja z klientem i szybkie reagowanie na zmieniające się wymagania.

Przy tworzeniu aplikacji mobilnej, zespół deweloperów pracuje nad nową funkcją, na przykład dodaniem możliwości płatności w aplikacji. Najpierw planują sprint, w którym określają, co muszą zrobić. Następnie realizują zadania, testują je i na końcu prezentują klientowi. Jeśli klient jest zadowolony, przechodzą do następnego sprintu. Jeśli nie, zespół projektowy wprowadza poprawki.

Zalety metodyki Agile:

• Duża elastyczność i zdolność szybkiego dostosowywania się do zmian.

• Częste dostarczanie działających części produktu.

• Wysoki poziom zaangażowania klienta i użytkownika końcowego.

Wady Agile:

• Może być trudny do zrozumienia dla zespołów przyzwyczajonych do tradycyjnych metod.

• Wdrożenie metodyki agile może być czasochłonne i kosztowne

• Wymaga dużej dyscypliny i samodzielności zespołu.

• Ryzyko fragmentacji projektu i braku spójności.

Zwinne metodyki są powszechnie stosowane w zarządzaniu projektami IT i technologicznymi. Firmy takie jak Spotify, Google czy Microsoft korzystają z praktyki agile, aby szybciej wprowadzać nowe funkcje i produkty na rynek. Dzięki temu mogą szybko reagować na potrzeby użytkowników (ciągłe doskonalenie) i dynamicznie zmieniający się rynek.

Scrum – sportowy wariant Agile

Scrum to jedna z najpopularniejszych metod agile. Można go porównać do pracy zespołowej w sporcie. Każdy członek zespołu ma swoje zadania, a cała drużyna pracuje wspólnie, aby osiągnąć cel. Proces jest prosty: planowanie sprintu, codzienne spotkania (stand-upy), realizacja zadań, przegląd sprintu i retrospektywa. Każdy sprint kończy się dostarczeniem działającego produktu.

Podczas tworzenia oprogramowania czy gry komputerowej, zespół omawia na początku sprintu, co chcą osiągnąć – na przykład wprowadzenie nowego poziomu gry. Codzienne spotkania pomagają monitorować postęp i szybko rozwiązywać problemy. Na końcu sprintu testowany jest nowy poziom i prezentowany reszcie zespołu. Po zakończeniu sprintu konieczna jest analiza, co poszło dobrze, a co można poprawić w przyszłości.

Zalety Scrum:

• Jasna struktura i wyraźnie zdefiniowane role w zespole.

• Regularne spotkania pozwalają na bieżąco monitorować postęp.

• Elastyczność w dostosowywaniu celów sprintu.

Wady Scrum:

• Może być zbyt sztywna dla niektórych typów projektów.

• Wymaga wysokiej dyscypliny i zaangażowania całego zespołu.

• Ryzyko nadmiernej biurokracji w dokumentowaniu spotkań i postępów.

Firmy takie jak Electronic Arts czy Ubisoft często korzystają ze Scrum przy tworzeniu gier, aby efektywnie zarządzać zespołami deweloperów i dostarczać nowe funkcje w regularnych odstępach czasu.

PS: Kim jest scrum master?

Czy zastanawiałeś się kiedyś, kim jest tajemniczy Scrum Master, o którym tyle się mówi w kontekście pracy zespołowej w metodyce Agile? To nie żaden czarodziej, choć czasem jego praca graniczy z magią.

Scrum Master to osoba, która dba o to, żeby zespół mógł skupić się na swoich zadaniach bez niepotrzebnych przeszkód. Można go porównać do trenera drużyny sportowej – nie strzela bramek, ale zapewnia, że wszyscy wiedzą, co mają robić i że nic nie stoi im na drodze. To ktoś kto sprawia, że praca zespołu jest płynna i efektywna, a końcowy produkt spełnia oczekiwania użytkowników.

Wyobraź sobie, że pracujesz nad aplikacją mobilną. Product Owner mówi: „Chcemy dodać funkcję czatu”, Scrum Master pilnuje, żeby nic nie przeszkodziło zespołowi w jej implementacji, a deweloperzy, testerzy i projektanci zabierają się do pracy. Co tydzień albo dwa wszyscy spotykają się, żeby sprawdzić, jak idzie, poprawić kurs i zaplanować kolejne kroki. I właśnie tak działa Agile – dynamicznie, elastycznie, ale zawsze z myślą o końcowym efekcie.

Kanban – wizualizacja przepływu pracy

Kanban to metoda zarządzania projektami, która skupia się na wizualizacji pracy i zarządzaniu przepływem zadań. Jest to jak tablica korkowa, na której przypinasz kartki z poszczególnymi zadaniami i przesuwasz je z jednej kolumny do drugiej w miarę ich realizacji.

Kanban jest szczególnie przydatny w środowiskach, gdzie praca jest ciągła i zadania muszą być wykonywane na bieżąco. Zadania przesuwają się z kolumny „do zrobienia” przez „w trakcie” do „zrobione”, co pozwala zespołowi na bieżąco śledzić postęp pracy, identyfikować wąskie gardła w procesie.

Zalety Kanban:

• Wizualizacja pracy i łatwość monitorowania postępu.

• Elastyczność i możliwość szybkiego dostosowywania się do zmian.

• Prostota i minimalne wymagania dotyczące formalności (głównie regularne dostarczanie statusu postępu prac).

Wady Kanban:

• Może być mniej skuteczny w skomplikowanych projektach.

• Wymaga dyscypliny w utrzymaniu tablicy i aktualizacji zadań.

• Ryzyko przeładowania zespołu zbyt dużą ilością zadań.

Kanban jest popularny w firmach takich jak Toyota, która jest jego twórcą, oraz w firmach technologicznych, takich jak Netflix, gdzie jest używany do zarządzania rozwojem oprogramowania i procesami produkcyjnymi.

Lean – odchudzanie projektów

Chyba najmniej znane podejście do zarządzania projektami. Metodyka ta narodziła się w przemyśle produkcyjnym, ale znalazła zastosowanie także w zarządzaniu projektami. Lean skupia się na eliminacji marnotrawstwa i maksymalizacji wartości dla klienta (a także jego zadowolenia). To jak prowadzenie restauracji, gdzie każdy składnik i każde działanie mają swoje miejsce i cel.

Główne założenie Lean Management to ciągłe doskonalenie procesów, eliminacja zbędnych czynności i optymalizacji pracy. Dzięki temu realizacja projektu jest bardziej efektywna, a jakość produktu wyższa.

Metodyka Lean jest popularna w branży produkcyjnej, ale również w start-upach technologicznych. Firmy takie jak Toyota, General Electric stosują Lean, aby zredukować koszty, zwiększyć efektywność i dostarczać produkty o wysokiej jakości.

Wady Lean Management:

• Eliminacja marnotrawstwa i maksymalizacja efektywności operacyjnej.

• Skupienie na dostarczaniu wartości dla klienta.

• Zwiększenie efektywności poprzez redukcję niepotrzebnych działań.

Wady Lean Management:

• Wymaga zmiany kultury organizacyjnej i podejścia pracowników.

• Może być trudny w wdrożeniu, zwłaszcza w firmach przyzwyczajonych do tradycyjnych metod zarządzania.

• Wymaga stałego zaangażowania i ciągłego doskonalenia procesów.

PRINCE2 – królewska metodyka

PRINCE2, czyli Projects IN Controlled Environments, to metodyka pochodząca z Wielkiej Brytanii, która kładzie duży nacisk na podział projektu na etapy i zarządzanie ryzykiem. Jest bardzo formalna i wymaga szczegółowego dokumentowania każdego kroku. PRINCE2 jest jak zarządzanie dużym bankietem – wszystko musi być dokładnie zaplanowane, a każdy szczegół uwzględniony.

Przy organizacji międzynarodowej konferencji, projekt jest podzielony na etapy: planowanie, przygotowanie, realizacja i zakończenie. Każdy etap wymaga szczegółowego planu i odpowiedniego zarządzania ryzykiem – na przykład, co zrobić, jeśli główny prelegent odwoła swoje wystąpienie na dzień przed konferencją.

Zalety Prince2:

• Precyzyjne zarządzanie ryzykiem i kontrola projektu.

• Szczegółowa dokumentacja na każdym etapie.

• Jasno zdefiniowane role i obowiązki.

Wady Prince2:

• Może być zbyt formalna i skomplikowana dla mniejszych projektów.

• Duża ilość dokumentacji może być czasochłonna.

• Wymaga zaawansowanego szkolenia i certyfikacji.

PRINCE2 jest często stosowany w sektorze publicznym oraz w dużych korporacjach, takich jak HSBC czy Unilever, gdzie projekty są skomplikowane i wymagają precyzyjnego podejścia do zarządzania. Dzięki PRINCE2, firmy te mogą mieć pewność, że każdy aspekt projektu i poszczególne zadania są dokładnie kontrolowane i udokumentowane.

Diagram Gantta – planowanie w czasie

Diagram Gantta to narzędzie do wizualizacji harmonogramu projektu. To jak kalendarz, w którym zaznaczasz, co i kiedy ma być zrobione. Diagram Gantta pozwala na zobrazowanie zależności między zadaniami danego zespołu i monitorowanie postępu w czasie. Jest szczególnie użyteczny w projektach, gdzie kluczowe jest dokładne planowanie i koordynacja wielu działań.

Przy budowie nowego sklepu internetowego, projekt jest podzielony na etapy: projektowanie strony, rozwój funkcji, testowanie i wdrożenie. Każdy etap jest zaplanowany w czasie i przedstawiony na diagramie Gantta, co pozwala zespołowi na bieżąco monitorować postęp i zarządzać zależnościami między zadaniami.

Zalety Gantta:

• Wizualizacja harmonogramu projektu i zależności między zadaniami.

• Umożliwia dokładne planowanie i kontrolę czasu.

• Łatwość monitorowania postępu i identyfikowania opóźnień.

Wady Gantta:

• Może być skomplikowany w dużych projektach z wieloma zależnościami.

• Wymaga regularnej aktualizacji zadań, aby odzwierciedlać rzeczywisty postęp.

• Może nie być wystarczająco elastyczny w dynamicznych projektach.

Diagram Gantta jest szeroko stosowany w branży budowlanej, IT oraz w zarządzaniu wydarzeniami, gdzie precyzyjne planowanie i koordynacja są kluczowe.

Którą metodykę zarządzania projektami wybrać?

Do wyboru mamy narzędzia bardziej i mniej zaawansowane, które mogą znacznie ułatwić pracę projektową, ale wymagają odpowiedniego doboru i adaptacji. Bez względu na to, którą wybierzesz, kluczowe jest zrozumienie jej zasad i umiejętność elastycznego dostosowywania do realiów projektu. To trochę jak z kuchnią – dobry przepis to połowa sukcesu, ale to, jak go wykorzystasz, zależy od ciebie. Każda z metodyk ma swoje mocne i słabe strony. Ważne jest, żeby dopasować metodę do specyfiki projektu, zespołu i branży.

Metodyki zarządzania projektami marketingowymi w maxroy

W maxroy elastyczność i zdolność do adaptacji to absolutne fundamenty naszego podejścia do zarządzania projektami. W świecie digital marketingu, gdzie wszystko zmienia się jak w kalejdoskopie, trzymanie się jednej metodyki zarządzania projektami to jak próba prowadzenia samochodu wyłącznie na jednym biegu. Łączenie różnych metodyk nie tylko nie jest zbrodnią – to nasza supermoc, która ułatwia pracę i znacząco zwiększa szanse na sukces.

Nasze doświadczenie pokazuje, że każda kampania i każdy projekt jest inny. Wyobraź sobie, że jednego dnia pracujemy nad kampanią PPC dla międzynarodowej korporacji, a drugiego – nad kompleksowym projektem SEO dla lokalnej firmy. W pierwszym przypadku Agile lub Kanban, z ich elastycznością i możliwością szybkiego reagowania na zmiany, będą idealne. Natomiast w drugim przypadku, bardziej tradycyjny model kaskadowy może być bardziej odpowiedni, ponieważ wymaga długoterminowego planowania i systematycznej realizacji kolejnych etapów.

Łączenie metodyk – to działa!

Przykład? Proszę bardzo. Prowadzimy równocześnie kampanię social media, która wymaga natychmiastowego reagowania na trendy, oraz projekt redesignu strony internetowej, gdzie kluczowe jest dokładne planowanie i koordynacja wielu zespołów. W takim przypadku stosujemy elementy Scrum, aby utrzymać regularne spotkania i szybkie iteracje, a jednocześnie korzystamy z Waterfall, aby zapewnić, że każdy etap redesignu jest dokładnie zaplanowany i zrealizowany. Dzięki takiemu podejściu możemy elastycznie reagować na zmiany i jednocześnie zachować kontrolę nad bardziej skomplikowanymi, długoterminowymi zadaniami.

Naszym celem jest zawsze dostarczenie jak największej wartości dla klienta. Dlatego nie trzymamy się sztywno jednej metodyki, lecz dostosowujemy narzędzia i podejścia do specyfiki każdego projektu. Klient oczekuje, że jego kampania będzie skuteczna, a my mamy pełną swobodę w doborze najlepszych metod, aby to osiągnąć. Czasami oznacza to szybkie dostosowywanie strategii w kampaniach PPC, innym razem skrupulatne planowanie i realizację w projektach SEO.

Zwiększenie efektywności zespołu

Dzięki łączeniu różnych metodyk możemy również lepiej zarządzać naszymi zespołami. Na przykład, zespół content marketingu może stosować zasady Lean do usprawnienia procesu tworzenia i publikacji treści, eliminując marnotrawstwo i skupiając się na dostarczaniu wartościowych materiałów. Z kolei zespół odpowiedzialny za kampanie social media może korzystać z technik Agile, aby szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe i potrzeby klientów na każdym etapie projektu.

Dynamika w marketingu online

Jedyne czego możemy być pewni to zmiany. W tak dynamicznym środowisku jakim jest marketing, trzymanie się jednej metodyki może być ograniczające. Dlatego elastyczność i zdolność do adaptacji są dla nas kluczowe. Dzięki temu możemy osiągać lepsze rezultaty, zwiększać zadowolenie naszych klientów i efektywność naszych zespołów. Takie podejście pozwala nam również rozwijać się w świecie digital marketingu, który zmienia się z dnia na dzień.

Wiemy, że każda metodyka ma swoje miejsce i czas. Dlatego nie boimy się łączyć różnych podejść, dostosowując je do specyfiki projektu i potrzeb klienta. To właśnie dzięki takiej elastyczności możemy oferować naszym klientom najlepsze możliwe rezultaty i wspierać ich w osiąganiu sukcesów na dynamicznym rynku online. W końcu, w świecie marketingu, najważniejsze jest być zawsze o krok przed konkurencją – a my jesteśmy gotowi, aby ten krok postawić.