Jak poradziliśmy sobie z organizacją pracy w czasie pandemii? Zestaw dobrych praktyk MaxROY.agency
Kiedy w zeszłym roku w marcu, tak jak wiele innych firm, podjęliśmy decyzję o pracy z domu, byliśmy pełni obaw. Była to dla nas zupełnie nowa sytuacja, ponieważ nigdy wcześniej nie testowaliśmy pracy zdalnej dla całej firmy. Na szczęście, przez wzgląd na specyfikę naszej pracy, byliśmy w komfortowej sytuacji i mogliśmy pozwolić sobie na całkowite zamknięcie biura. Wiązało się to oczywiście z niemałą reorganizacją funkcjonowania agencji, czekało nas sporo zmian, z którymi musieliśmy sobie poradzić z dnia na dzień. Przejście na przymusowy home office, spowodowany wybuchem pandemii koronawirusa, odebrało nam możliwość poświęcenia odpowiedniej ilości czasu na przygotowania do wdrożenia pracy zdalnej. W wyniku tego pośpiechu pewne rozwiązania wypracowaliśmy sobie już podczas samej pracy z domu.
Jakie kroki podjęliśmy, aby zachować płynność naszej pracy? Co zrobiliśmy, aby nasi pracownicy,
a dzięki temu również i nasi klienci, nie odczuli skutków zmian, które miały wtedy miejsce w naszej firmie? Poniżej zebrałam kilka dobrych praktyk, które pomogły nam przetrwać ten trudny okres!
MaxROY.coffee
Z czym kojarzy Wam się poranek w biurze? Bo mi z pewnością z luźnymi rozmowami w kuchni, podczas parzenia kawy albo przygotowywania śniadania. Chcąc podtrzymać naszą tradycję wspólnej, porannej kawki, wpadliśmy na pomysł przeniesienia jej do wirtualnego świata w postaci video chatu online – MaxROY.coffee. Daliśmy naszym pracownikom możliwość codziennego spotykania się o stałej godzinie i rozmawiania na niezobowiązujące tematy – jaki film obejrzeli wczoraj na Netflixie, jaką książkę przeczytali, co dobrego zjedli na kolację, czy inne tego typu istotne sprawy. W ten sposób, mimo odległości, podtrzymywaliśmy rodzinną atmosferę, dbaliśmy o integrację zespołu i poczucie wspólnoty podczas pracy zdalnej. W tamtym okresie początków pandemii codzienna interakcja z ludźmi była bardzo ważna i potrzebna dla komfortu psychicznego każdego z nas.
Komfortowe miejsce pracy
Nasze biuro niewątpliwie wyposażone jest w wygodne, ergonomiczne stanowiska, dzięki którym praca sama aż pali się w rękach. Komfortowe miejsce pracy to podstawowy fundament efektywnego działania. Podczas pracy z domu warto wyznaczyć sobie konkretną przestrzeń, która pozwoli na swobodną możliwość skupienia się na zadaniach. Ważne jest, aby w swoim domu jasno oddzielić strefę zawodową, w której pracujemy, od strefy codziennej, która powinna służyć nam do odpoczynku po skończonej pracy. Liczyliśmy się jednak z tym, że nasi pracownicy nie mieli czasu na to, aby przygotować sobie wygodne stanowiska pracy w swoich domach, ze względu na nagłą decyzję o pracy zdalnej. Daliśmy im więc możliwość zabrania potrzebnego wyposażenia z naszego biura – monitora, fotela, biurka, wszystkiego, co było im niezbędne do stworzenia funkcjonalnego, domowego biura. Dzięki temu nie musieli martwić się o komfort swojej pracy poza murami agencji.
Cotygodniowe spotkania online
Pandemia zbiegła się u nas z początkowym etapem wdrożenia OKR (ang. Objective Key Results) – narzędzia projektowego, polegającego na systematycznym wyznaczaniu i realizowaniu celów dla skuteczniejszej organizacji innowacyjnych działań i procesów w przedsiębiorstwie.
[Więcej na temat wdrożenia OKR w naszej agencji możesz przeczytać w artykule OKR w MaxROY.agency – jak nauczyliśmy się ustalać i realizować cele? autorstwa Dominiki i Kuby, naszych OKR-owych liderów.]
Ze względu na nagłą decyzję o pracy zdalnej musieliśmy przenieść cały ten proces do wirtualnego świata. Metoda OKR zakłada minimum jedno cotygodniowe spotkanie, przeprowadzane w celu aktualizacji statusów zadań i planowania działań na kolejny tydzień. Podczas początkowego etapu pandemii spotykaliśmy się wspólnie dwa razy w tygodniu – w poniedziałek, by wyznaczyć cele na nadchodzący tydzień, oraz w piątek, by podsumować zrealizowane zadania. Oprócz oczywistej funkcji analizy działań związanych z OKR, spotkania te były dla nas również wspaniałym narzędziem komunikacyjnym. Zapewniały nam swoisty obieg informacji, dzieliliśmy się na nich naszymi sukcesami i porażkami z całego tygodnia, informowaliśmy pracowników o nadchodzących wydarzeniach, zmianach, nowych projektach. Dzięki temu każdy z naszych pracowników czuł się odpowiednio poinformowany i zaangażowany w życie firmy, nawet podczas home office.
Odpowiednie narzędzia
Okres pracy zdalnej to idealny moment na to, aby zweryfikować, czy narzędzia, których używamy na co dzień w firmie umożliwiają płynny przepływ informacji i bezproblemową współpracę. Byliśmy na szczęście zaopatrzeni w cały szereg niezbędnych narzędzi, między innymi:
– Zoom (https://zoom.us/) – sprawne narzędzie do video konferencji i spotkań online. Inne tego typu narzędzia to chociażby Google Meet czy Skype for Business.
– Monday (https://monday.com/) – narzędzie do planowania projektów, zlecania zadań, dzielenia się materiałami, weryfikacji statusów zadań i wielu innych działań. Na rynku istnieje dużo tego typu narzędzi, np. Trello czy Asana. Dla nas jednak to właśnie Monday okazał się najbardziej intuicyjny i pomocny w prowadzonych projektach. Dużym plusem tego narzędzia jest możliwość współpracy również z osobami spoza organizacji.
– Google Hangouts (https://hangouts.google.com/) – podstawowy komunikator pozwalający na płynną komunikację w zespole. Testowaliśmy też inne rozwiązania, jak Slack czy Messanger, jednak z uwagi na fakt, że pracujemy na narzędziach Google Workspace, Google Hangouts był dla nas naturalnym wyborem, jako komunikator zintegrowany z oprogramowaniem Googla.
– Miro (https://miro.com/) – czyli innymi słowy wirtualna tablica do burzy mózgów, bardzo przydatne narzędzie w początkowych etapach pracy nad nowym projektem. Podobne narzędzia to Mural, Jamboard, GroupMap, MindMaster.
Warto przetestować różne narzędzia, by znaleźć takie, które będą odpowiadały potrzebom naszej firmy oraz naszych pracowników. Metoda prób i błędów wydaje się być tutaj jedynym słusznym rozwiązaniem. ????
Arkusz dostępności pracowników
Oczywiste jest, że praca z domu wiąże się z nieco innym harmonogramem czasowym niż praca w biurze. Czasem trzeba wyjść z psem na dwór, dać obiad dziecku, czy odebrać paczkę od kuriera. Niestety, również wiele niespodziewanych rzeczy może nas rozpraszać podczas home office, co w biurze raczej nie miałoby miejsca. Musimy więc niekiedy odejść od komputera, jest to naturalne. Wystarczy tylko poinformować współpracowników o tym, że w danej chwili nie będzie można nas złapać online. Stworzyliśmy więc dedykowany arkusz w Google Sheets, w którym każdy pracownik wpisywał godziny, podczas których jest dostępny przy komputerze, a o ewentualnych nagłych przerwach informowaliśmy się wzajemnie na firmowym komunikatorze.
Listy zadań
Skoro już mowa o rozpraszaniu się podczas pracy z domu, obawialiśmy się, że home office może się wiązać ze spadkiem efektywności. Postawiliśmy więc na powszechnie znane rozwiązanie, jakim było planowanie i weryfikowanie dziennych zadań. Codziennie wieczorem lub rano, przed rozpoczęciem pracy, każdy nasz pracownik sporządzał krótką checklistę z zaplanowanymi na ten dzień działaniami i wysyłał do swojego leadera, a po skończonej pracy weryfikował ich status. Taki system niewątpliwie wpływa dobrze na motywację. Dzięki wcześniejszemu planowaniu zadań byliśmy również w stanie nadać im odpowiedni priorytet i ustalić, ile czasu potrzebujemy na to, żeby je wykonać.
Spotkania statusowe zespołów
W naszych zespołach regularnie organizowane były spotkania weryfikujące status prac nad każdym aktualnym projektem. W zależności od potrzeb zespołu odbywały się one raz lub dwa razy w tygodniu w formie video konferencji. Aby takie spotkania były produktywne, każdy członek zespołu był na nie uczciwie przygotowany i równie mocno zaangażowany. W taki sposób zespoły szybko się informowały, na jakim etapie działań aktualnie się znajdują, mogły również wspólnie reagować na aktualne wydarzenia czy napotkane problemy. Dzięki spotkaniom statusowym każdy projekty był realizowany na najwyższym poziomie.
Wspólne świętowanie
Zależy nam na dobrym samopoczuciu naszych pracowników. Jedną z naszych najważniejszych wartości jest MaxROY.family, czyli niepowtarzalna, rodzinna atmosfera, którą wspólnie tworzymy jako zespół. Podtrzymujemy ją między innymi poprzez wspólne spotkania integracyjne, świętowanie urodzin, Wigilii, czy innych uroczystości. Podczas pracy z domu nie mogło być inaczej, każdą taką okazję nadal świętowaliśmy wspólnie. Na zeszłoroczną Wigilię każdy pracownik otrzymał od nas z dostawą pod same drzwi upominek oraz kolację w postaci cateringu przygotowanego przez naszą zaprzyjaźnioną restaurację – Zdolni Poznań (pozdrawiamy!), którą wspólnie zjedliśmy podczas video konferencji. Nie inaczej wyglądał też tłusty czwartek, czy dzień Świętego Marcina – nie mogło zabraknąć pysznych pączków i rogali Marcińskich (bycie poznaniakiem zobowiązuje!). Online organizowaliśmy również wigilijną zbiórkę pieniędzy na rzecz Stowarzyszenia Mali Bracia Ubogich, a nawet… urodziny Szefa! Dla chcącego nie ma nic trudnego. ????
Jak zatem widać – spotkania i jeszcze raz spotkania – to podstawa. Zarówno jeśli chodzi o omawianie bieżących spraw, dogrywanie szczegółów w projektach, jak i dla podtrzymania ogólnych relacji. Dzięki temu nie zapominamy, że wciąż działamy w ramach wspólnej organizacji, jaką jest MaxROY.agency.
Dobre praktyki w organizacji pracy zdalnej? Oto pomysły naszych pracowników
Oprócz rozwiązań biznesowych, warto również pamiętać o tym, żeby czerpać wiedzę u źródła. Dobrą praktyką przy wprowadzaniu każdych zmian w przedsiębiorstwie jest zapytanie pracowników, co o nich sądzą i jak sobie z nimi radzą. Najlepszym narzędziem do uzyskania wartościowej wiedzy jest ankieta z pytaniami otwartymi, która daje bardzo szeroką perspektywę. Zapytaliśmy więc naszych pracowników, co pomagało im podczas pracy zdalnej. Podzielę się z Wami najlepszymi praktykami, które wskazali członkowie naszego zespołu:
Codzienne rytuały
Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nigdy podczas pracy zdalnej nie otworzył komputera leżąc jeszcze w łóżku i przypadkowo został tam na cały dzień. Spoiler alert – w taki sposób nie uda się efektywnie pracować. Nasi pracownicy sugerują więc, żeby od rana wskoczyć pod prysznic, ubrać się w wygodne ubrania, zrobić sobie kubek dobrej kawy czy herbaty, usiąść komfortowo przy biurku i dopiero wtedy rozpocząć pracę. Uwierzcie nam na słowo – wzrost motywacji da się odczuć od razu.
Planowanie posiłków
Planowanie posiłków to bardzo duża oszczędność czasu. Zwłaszcza podczas pracy zdalnej, kiedy nagle brzuch zaczyna domagać się o jedzenie, a my nie niczego wcześniej nie przygotowaliśmy. Ba, nie mamy nawet pomysłu na to, co moglibyśmy zjeść. Warto więc w przeddzień przemyśleć nasz jadłospis i przygotować sobie gotowe półprodukty lub nawet już sam posiłek, by następnego dnia w przerwie podczas pracy nie zaprzątać sobie tym głowy.
Odpoczynek po pracy
Last but not least! Najważniejsze to znaleźć balans pomiędzy pracą, a odpoczynkiem. Czyli po skończonej pracy wyłączyć maila oraz komunikator i pod żadnym pozorem tam nie zaglądać. Łatwy dostęp do służbowego laptopa podczas pracy w domu jest niestety dużym utrudnieniem w zachowaniu równowagi pomiędzy życiem prywatnym, a zawodowym. Nie możemy się jednak przepracowywać, bo szybko może to doprowadzić do wypalenia zawodowego. Dlatego tak ważne jest oddzielenie w domu strefy biurowej, od strefy relaksu, aby móc do niej szybko podreptać po wyłączeniu komputera.
Organizacja pracy w biurze podczas pandemii – jak sobie z tym poradziliśmy?
Przez ostatni rok większość działań realizowaliśmy zdalnie, jednak bywały i takie momenty, w których potrzebowaliśmy po prostu skorzystać z biura, żeby między innymi zrealizować nagrania, sesje zdjęciowe, czy spotkania, które wymagały obecności na żywo. Zdarzały się gorsze i lepsze momenty jeśli chodzi o sytuację epidemiologiczną w naszym kraju, za każdym razem uważnie śledziliśmy aktualne wytyczne sanitarne oraz wszelkie obostrzenia. Stworzyliśmy dedykowany arkusz w Google Sheets z podziałem na tygodnie, w którym każdy pracownik wpisywał się na listę osób chętnych do pracy w biurze. Liczba dostępnych miejsc była zawsze wyliczona zgodnie z aktualnymi obostrzeniami. W tym samym arkuszu wypisane były również obowiązujące zasady sanitarne, między innymi:
- Dezynfekcja rąk po przyjściu do biura oraz przed i po każdym dotknięciu jakichkolwiek przedmiotów na wszystkich powierzchniach wspólnych,
- Dystans minimum 1,5 metra między stanowiskami pracy,
- Maseczki ochronne we wszystkich powierzchniach wspólnych – kuchnia, ciągi komunikacyjne, sala konferencyjna, łazienka, itp.,
- Kontrola temperatury ciała – przed rozpoczęciem pracy,
- Stałe stanowiska pracy – brak możliwości zamiany stanowisk z innym pracownikiem,
- Sala konferencyjna dostępna tylko na potrzeby spotkań, video konferencji, sesji lub nagrań.
Przyjęty przez nas model mini-hybrydowy, umożliwiał nam stałą realizację wszystkich aktualnych projektów, dzięki czemu nie musieliśmy rezygnować z żadnych działań, które wykonywaliśmy jeszcze przed pandemią. Dawał też komfort psychiczny zespołowi, że w razie potrzeby biuro wciąż istnieje i można z niego skorzystać. Aby pojawić się w agencji, nie zawsze potrzebny jest tak poważny argument, jak spotkanie face-to-face z klientem. Dzięki temu modelowi z biura można skorzystać także wtedy, gdy po prostu potrzebujemy odskoczni od ciasnego biura we własnym mieszkaniu, w którym na dodatek pracuje partner/partnerka i ma rozmowę telefoniczną, czy video konferencję w tym samym czasie, co my. ????
_
Ten artykuł z pewnością nie będzie remedium na efektywną pracę z domu. Niestety nie ma na to jednej, niezawodnej recepty. Trzeba mieć na uwadze, że każdej firmie będzie służyć coś innego, ze względu na typ branży i specyfikę pracy. Mam jednak nadzieję, że udało Wam się znaleźć wartościowe praktyki i ciekawe narzędzia, które będziecie mogli przetestować w Waszych firmach!
