Strona główna / Blog / Mierzenie czasu pracy – jak to wygląda w MaxROY.agency?

Mierzenie czasu pracy – jak to wygląda w MaxROY.agency?

30.10.2020

4 min czyt.

Poradnik

To był pomysł, który zawsze odkładaliśmy. Podświadomie wiedzieliśmy, jak się do tego zabrać, ale zawsze było coś ważniejszego albo też dochodziliśmy do wniosku, że może się nie udać. Dzięki temu, że zaczęliśmy ustalać sobie wewnętrzne cele i zadania, zdołaliśmy dopisać do listy „wiemy, ile czasu poświęcamy dla klientów” – i zrobiliśmy to. Zapraszamy do przeczytania, jak do tego doszliśmy. 

Dlaczego wprowadziliśmy mierzenie czasu?

Co jakiś czas doskwierało nam to, że lubimy mierzyć i liczyć, a nie znamy odpowiedzi na pytania, ile czasu zajmują nam poszczególne zadania. Jako mistrzowie tabel, analiz i Excela postanowiliśmy zmierzyć się z zegarem. 

Chcieliśmy bardzo sprawnie estymować czas dla klientów, wiedzieć, jakie dane wpisać w harmonogram, jakie terminy podawać, znając nasze obłożenie. Chcieliśmy również  dowiedzieć się, jakie zadania są bardziej czasochłonne, niż myśleliśmy, a jakie robimy „od ręki”. 

Jak to wyglądało wcześniej, czyli jakie błędy popełniliśmy 

Do tematu mierzenia czasu pracy pracowników podchodziliśmy już kilkukrotnie w przeszłości. Wcześniej jednak nie byliśmy ani zdeterminowani, ani nie widzieliśmy zbyt wyraźnie korzyści z takiego ruchu –  dlatego też wdrażaliśmy to „po łebkach”.

Próbowaliśmy np. wprowadzać mierzenie czasu tylko w jednym dziale. Na warsztat poszedł dział mediów społecznościowych. Stworzyliśmy wspólny Arkusz z podziałem na klientów i pracowników. Każdy arkusz był jednym tygodniem, a co czwarty był podsumowaniem miesiąca. Excel się jednak nie sprawdził, rozeszło się to jakoś. Wpisywanie na koniec dnia było nieprecyzyjne i cały czas gdzieś uciekał.

Próbowaliśmy też wprowadzać mierzenie czasu tylko dla jednego, dużego klienta. Jak łatwo się domyślić, to również się nie udało. Zabrakło konsekwencji i pamiętania o tym, że akurat dla tego jednego klienta to robimy. Dane były nieprecyzyjne i co ważniejsze, niekompletne. 

Próbowaliśmy również wprowadzać mierzenie czasu na papierze i choć bardzo dobrze wspominam ten eksperyment – dał on dużo do myślenia, na co i gdzie przeznaczamy swój czas – to oczywiście analiza i interpretacja danych dla całej organizacji była praktycznie niemożliwa.

Próbowaliśmy w końcu wprowadzać mierzenie czasu w Excelu. Każdy mógł sobie wybrać metodę mierzenia: czy to narzędzie (takie jak Toggl), czy estymację, czy też zegarek. Brak spójności i jednoznacznych wyników utrudniał analizę danych i również po bardzo krótkim czasie został zarzucony.

Wybór narzędzia do mierzenia czasu

Jako że mieliśmy za sobą już różne doświadczenia, wiedzieliśmy, że narzędzie musi być proste i pozwalać raportować czas dla całego zespołu. To były dwa główne kryteria. Okazuje się, że większość narzędzi spełnia te kryteria.

Wcześniej znaliśmy jedynie Toggl, gdzie można stworzyć konto i mierzyć czas, dodawać projekty i analizować raporty. Research (głównie angielskojęzycznych portali) objawił mnóstwo narzędzi, które mogą pomóc w mierzeniu czasu pracy pracowników.

Ostatecznie wybraliśmy jednak Clockify. Dlaczego? Bo oprócz tego, że spełnia dwa podstawowe kryteria, to jeszcze jest za darmo. Czyli nie dość, że mamy proste narzędzie, które pozwala generować raporty, to możemy podpiąć pod nie cały zespół.

O tyle jest to fajne rozwiązanie, że jeśli rzeczywiście zostaniemy przy nim, to mamy możliwość dodania dodatkowych elementów za naprawdę symboliczną opłatą i możemy bez ryzyka przekonać się czy chcemy dalej mierzyć czas.

Jako smaczek dodam tylko, że Clockify, oprócz wersji przeglądarkowej, ma również dostępne wtyczki na Chrome oraz Firefox, a także aplikację desktopową na Windowsa i Maca.

Co warte podkreślenia, posiadając wtyczkę do chrome, możemy od razu mierzyć czas poświęcany na maile.

Wtyczka dostępna jest także  w Monday – narzędziu do zarządzania zadaniami, którego używamy. 

Wystarczy kliknąć na ikonę i czas zaczyna się mierzyć. Bardzo przydatne.

Jak wyglądało wprowadzenie mierzenia czasu pracy?

Przez pierwsze dwa tygodnie działania, jeszcze przed wprowadzeniem mierzenia czasu, rozmawialiśmy o tym zadaniu wspólnie z całą firmą. Następnie przez kolejny miesiąc przygotowywaliśmy zespół do rozpoczęcia mierzenia czasu.

Jako grupa stworzona do wprowadzenia mierzenia czasu w całej organizacji na początku sami testowaliśmy narzędzie i próbowaliśmy przewidzieć niedogodności, błędy i pytania. Wysłaliśmy ankietę, w której zapytaliśmy o możliwe problemy, stworzyliśmy krótki i przyjazny poradnik, 20-minutowe szkolenie i zaczęliśmy mierzyć. 

Co najważniejsze – komunikowaliśmy, że interesuje nas mierzenie czasu poświęcanego na klientów. Słyszeliśmy o organizacjach, które mierzą wszystko. Rozważaliśmy to, ale nie widzieliśmy w tym większej korzyści dla nas. To była najważniejsza informacja, która została przekazana naszym pracownikom. Dzięki temu każdy był pewien, że nie ingerujemy w jego ogólny czas i rytm pracy. 

Problemy z mierzeniem czasu

Problemy będą różniły się od organizacji, od tego, jak ludzie lubią pracować, jak szybko wyrabiają sobie nawyk. U nas szczęśliwie każdy pracownik bardzo szybko przyzwyczaił się do małej ikonki „Start” w trackerze mierzenia czasu. Dodatkowo wiedzieliśmy, jaki mamy cel – nie chcemy ingerować w pracę ludzi, chcemy mierzyć obecny stan. Na wnioski przyjdzie czas. W przyszłości mierzenie pokaże nam, co powinniśmy poprawić i jak lepiej estymować czas.

Czy to jest czasochłonne zadanie? Nie –- jak widać, wprowadzenie mierzenia czasu zajęło nam miesiąc przygotowywań. Dobre przygotowanie pozwoliło nam uniknąć błędów. 

Problem może dotyczyć pracowników, którzy muszą przeskakiwać z zadania na zadanie. Wtedy należy wybrać, czy na bieżąco przełączamy czas, czy dodajemy go później ręcznie, dzieląc na poszczególne zadania. 

Jakie są efekty krótkoterminowe

Obecnie jesteśmy po pełnych 4 tygodniach mierzenia czasu. Wyniki przeszły nasze najśmielsze oczekiwania.

Oto twarde dane:

• 73% – średnio tyle czasu jest mierzone. (Liczba godzin pracy podzielona przez liczbę zmierzonych godzin).
• 5h 46m – średnio tyle czasu dziennie mierzy jeden specjalista.

Naszym celem w pierwszym miesiącu było mierzenie 60% czasu poświęcanego na klientów. W tym momencie mierzymy około 90% czasu, który przeznaczamy na klientów. 

Wszystko dlatego, że mierzenie udało się wprowadzić od razu dla całego zespołu, który dodatkowo zaangażował się w działanie.

Dla wzmocnienia obrazu efektu, jaki udało nam się osiągnąć, postanowiliśmy przedstawić dane z ankiety przeprowadzonej 3 tygodnie po wdrożeniu mierzenia czasu pracy:

Zdecydowana większość ankietowanych (67%) jest zadowolona (oceny od 4 do 5), prawie 30% neutralna (3), a 1 osoba (5%) niezbyt zadowolona (ocena 2).

“Myślałem, że będzie gorzej, ale jest git. Widzę też wiele zalet, których na początku nie dostrzegałem.”

“Zmieniła się trochę na lepsze. Tzn. nadal pamiętanie o tym jest trudne i czasem mi to dezorganizuje robotę. Ale coraz częściej widzę, że bardziej się spinam (pozytywnie), mniej czasu mi ucieka, a także zrobienie jakiegoś taska szybko mnie motywuje do włączenia kolejnego od razu :D”

Kolejnym elementem, o który pytaliśmy, to: „Czy mierzenie czasu wpłynęło w znaczący sposób na Twój tryb pracy?”.

Większość ludzi (60%) uznała, że mierzenie czasu nie wpłynęło znacząco na ich tryb pracy.
Prawie 40% oceniło zmianę pozytywnie – osoby te przyznały, są bardziej zorganizowane i lepiej/więcej planują. Niektórzy mają mieszane uczucia – zauważają plusy, ale i minusy., Przyznają, że mierzenia przeszkadza w najgorętsze dni albo że muszą się przyzwyczaić/wyrobić rutynę mierzenia czasu.

Podsumowując: mierzenie czasu, jeśli zostanie właściwie zakomunikowane, zaprojektowane prosto i czytelnie, konsekwentnie monitorowane – ma dużą szansę się udać. Oczywiście na efekty długoterminowe musimy jeszcze poczekać. Ale to, co udało się już teraz osiągnąć, jest w naszym odczuciu ogromnym sukcesem.

Bonus

Mamy jeszcze jeden efekt wprowadzenia mierzenia czasu. Widzimy, że specjaliści widząc, w jaki sposób realizują zadania i jak poświęcają na nie czas, bardziej świadomie nim zarządzają. Warto się będzie również temu przyjrzeć, gdyż może to zwiększyć ich produktywność.