Culture Book – jak zamienić kulturę w książkę?
Trzy miesiące ciężkiej pracy – tyle kosztowało nas stworzenie Culture Booka MaxROY.agency. Pracując metodą OKR, udało nam się sporządzić dokument, dzięki któremu poznasz nasze wartości, odkryjesz karty historii sprzed dwunastu lat oraz poznasz specjalistów tworzących naszą firmę. To wszystko po to, by opowiedzieć Ci o naszej kulturze – choć nigdy nam jej nie brakowało, teraz napisaliśmy o niej całą książkę.
Czym jest Culture Book?
Culture Book to nic innego, jak dokument opisujący kulturę organizacji. Spośród innych instrumentów public relations wyróżnia go proces, w ramach którego powstaje, oraz przyświecający mu cel.
Rolą Culture Booka nie jest bowiem kreowanie nowych wartości, z którymi firma chce być utożsamiana, lecz autentyczny opis istniejącej już kultury organizacji. Aby to osiągnąć, niezbędne jest zaangażowanie pracowników w proces tworzenia dokumentu oraz praca zespołowa. To dzięki niej wyłonienie wspólnych pragnień, motywacji, wartości oraz celów jest możliwe.
Firmy mające jasno określoną kulturę organizacji (np. Netflix, Spotify), często decydują się na napisanie Culture Booka – świetnym przykładem na to, czym może być Culture Book, jest „Handbook for new employees” stworzony przez Valve – amerykańskiego producenta gier wideo oraz wydawcy platformy dystrybucji cyfrowej Steam.
Czytając „Handbook”, od pierwszych stron widoczny jest pierwotny zamysł autorów – podręcznik ułatwiający onboarding nowego pracownika, w którym jest opisana kultura organizacyjna firmy. Na przestrzeni całego dokumentu można znaleźć wiele przykładów branżowego humoru oraz żargonu, dających odbiorcy do zrozumienia, że książka została stworzona przez pasjonatów dla pasjonatów.
Kultura organizacji, czyli co?
Każdy, kto w toku swojej ścieżki zawodowej miał okazję zmieniać miejsce pracy, doskonale wie, jak przydatne są wszelkie informacje pozwalające poznać charakter danej firmy. Niestety, wiele z organizacji nie udostępnia nic ponad bardzo ogólnikowe i szablonowe treści.
Kultura organizacji to system wspólnych założeń, wartości i przekonań regulujących zachowanie ludzi w ramach organizacji. To również sposób, w jaki firma prowadzi swoje działania.
To niepisane reguły, panujące normy oraz oczekiwane od członków organizacji postawy tworzą kulturę organizacyjną firmy.
Po co nam był Culture Book?
Czuliśmy, że jako firma mamy ukonstytuowany zbiór wartości, który nas określa, dlatego uznaliśmy, że jesteśmy gotowi na stworzenie Culture Booka. Napisaliśmy dokument, opisujący unikatową kulturę MaxROY.agency, który mamy nadzieję sprawi, że poczujesz się przez chwilę częścią #maxroyfamily.
Podczas prac nad stworzeniem procedury onboardingu pracownika narodził się pomysł na jej dalsze rozwinięcie o Culture Booka. W tym miejscu nie sposób wspomnieć o OKR-ach, w ramach których pracowaliśmy nad obydwoma projektami.
OKR, czyli Objectives Key Results, to metoda zarządzania, dzięki której traktujemy MaxROY.agency jak własnego klienta – poświęcamy agencji wystarczająco dużo czasu, by móc ją sukcesywnie rozwijać i ulepszać jej działanie. Jednym z efektów pracy w ramach OKR-ów jest chociażby wprowadzenie systemu mierzenia czasu pracy.
Podjęliśmy się projektu stworzenia Culture Booka również dlatego, że widzieliśmy w nim szansę na rozwój. Nie tylko dla firmy, ale również rozwój indywidualny. Pracując nad czymś zupełnie nowym, wykorzystaliśmy okazję do zdobycia nowych umiejętności oraz wiedzy – co zresztą uwielbiamy. Interdyscyplinarny charakter zespołu tworzącego Culture Book pozwolił nam także na bieżąco wymieniać się doświadczeniami z dziedzin, w których się specjalizujemy.
Jaki mieliśmy na niego pomysł?
Od samego początku wiedzieliśmy, że w Culture Booku MaxROY.agency muszą znaleźć się te wszystkie wartości, które czynią naszą kultura firmy wyjątkową. Pisząc o nich, nie mogliśmy pominąć ludzi, których codzienna postawa wobec pracy i współpracowników sprawia, że wartości spisane na kartach naszego dokumentu są żywe i autentyczne.
Pracownicy, których spotkasz w Culture Booku to m.in: szefowie działów, szkoleniowcy oraz inne osoby docenione w badaniu nt. core values. Podczas dyskusji nad kształtem dokumentu wyłoniliśmy członków zespołu, których postawa w największym stopniu oddaje opisane przez nas elementy kultury organizacji. Czytając ich wypowiedzi, masz nie tylko okazję lepiej poznać naszych specjalistów, ale również przeczytać, jak oni sami rozumieją i postrzegają łączące nas wartości.
Jednak, jak to się mówi, nie samą pracą człowiek żyje. W Culture Booku chcieliśmy też pokazać, co MaxROY.family robi po godzinach, jak budujemy relacje oraz dlaczego atmosfera u nas jest tak uzależniająca, że nigdy nie mamy dość wspólnie spędzanego czasu.
Oprócz tego, chcieliśmy opowiedzieć o naszych:
- działach i specjalistach, którzy je tworzą;
- sposobach na rozwój w MaxROY.agency;
- klientach i współpracy z nimi;
- skromnych początkach sprzed dwunastu lat;
- działaniach CSR.
Praca nad Culture Bookiem krok po kroku
Pomysł stworzenia Culture Booka stanowił naturalne przedłużenie wcześniej prowadzonych prac nad systemem onboardingu i offboardingu pracownika oraz klienta. Już wtedy wiedzieliśmy, że chcemy stworzyć taki dokument. Jednak szybko okazało się, że praca nad nim może pochłonąć zbyt wiele czasu, aby włączyć ją w ramy prowadzonych wtedy działań. Dlatego postanowiliśmy wrócić do tego tematu po zamknięciu kwestii onboardingu i offboardingu.
W poniższej części wpisu prezentujemy, jak wyglądała nasza trzymiesięczna praca nad Culture Bookiem – krok po kroku.
Na początku jest plan – cele i założenia Culture Booka MaxROY.agency
Jeszcze w trakcie prac nad onboardingiem pracownika i prowadzeniem researchu zauważyliśmy, że Culture Book wykorzystywany jest głównie jako element employer brandingu, a co za tym idzie – jego treści skierowane są do potencjalnego pracownika. Jednak my od początku podjęliśmy decyzję, że chcemy przedstawić naszą kulturę organizacji firmy nie tylko osobom zainteresowanym pracą w MaxROY.agency, ale również klientom – tym obecnym i tym, z którymi chcielibyśmy nawiązać współpracę. Culture Book miał więc pełnić dwie funkcje – jako element kształtującej się strategii employer branding oraz jako element ogólnych działań PR-owych.
Ta decyzja skutkowała dodatkowym utrudnieniem w pracy nad Culture Bookiem – musieliśmy bowiem tak dobrać i przedstawić treści, aby były atrakcyjne i wartościowe zarówno dla pracownika, jak i klienta.
Drugą niezwykle ważną kwestią, którą ustaliliśmy dopiero w trakcie prac, był sposób udostępniania treści. Rozważaliśmy dwie opcje – wolny dostęp do dokumentu z poziomu naszej strony dla każdego lub wykorzystanie Culture Booka jako narzędzia do pozyskiwania leadów. Decyzję podjęliśmy w drugim miesiącu prac – dlatego też wybrane przez nas rozwiązanie opisujemy w części poświęconej działaniom w drugim miesiącu.
Na działania mieliśmy trzy miesiące. Nad Culture Bookiem pracowało w stały sposób pięć osób (z czego dwie doszły do zespołu w trakcie trwania zadania). Dodatkowo odbyliśmy kilka spotkań w szerszym gronie na różnych etapach pracy. Niezbędna była również pomoc Działu Grafiki.
Jak podzieliliśmy pracę nad Culture Bookiem?
Pierwszym krokiem było przygotowanie backlogu – planu działania. Obejmował on z jednej strony niezbędne do wykonania zadania i tak zwane „kamienie milowe” w pracy nad Culture Bookiem, a z drugiej strony określał kolejność i termin wykonania danego elementu (pierwszy, drugi bądź trzeci miesiąc prac). Zawierał także odnośniki (linki) do wszystkich stworzonych w ramach działań dokumentów. Backlog pełnił więc rolę planera, kalendarza i organizera działań.
Dodatkowo korzystaliśmy z Monday, narzędzia do zarządzania projektami (w celu zlecania i kontrolowania zadań) z Dokumentów Google (do wspólnego tworzenia treści CB) i z Formularzy Google (do przeprowadzenia badań core values).
Etap pierwszy – research i core values
Od początku działania prowadziliśmy dwutorowo. Jednym z nich był research. Skupił się on zarówno na przeglądaniu przykładowych Culture Booków innych organizacji, jak i na lekturze dostępnych w języku polskim i angielskim tekstów dot. tematyki culture books, a także kultury i wartości firmy czy employee experience. Po zakończeniu researchu niemal od razu rozpoczęliśmy pracę nad stworzeniem szczegółowego spisu treści (który, jak zakładaliśmy, może ewoluować w toku prac). Wykorzystaliśmy szkic spisu treści stworzony jeszcze w trakcie prac nad onboardingiem pracownika.
Z drugiej strony od pierwszego tygodnia prowadziliśmy działania z zakresu identyfikacji core values naszej firmy. Tym, czym dokładnie są core values, jaką funkcję pełnią, dlaczego są ważne i jak je ustalić, dowiesz się z osobnego wpisu Oli o core values.
W skrócie – core values to najważniejsze dla firmy wartości. Oddają one charakter instytucji, jej podejście do pracowników czy klientów, ale i ogólną postawę. Nie jest to sposób, w jaki firma chciałaby być postrzegana albo na jaką się kreuje, ale realnie ją kształtujące, tworzące jej charakter wartości. Core values danej organizacji można określić za pomocą profesjonalnych badań jakościowych.
W pierwszym miesiącu musieliśmy:
- ustalić metodykę wyłapywania core values,
- opracować arkusz ich badania,
- przeprowadzić badanie,
- opracować wyniki,
- przedstawić wyniki badania core values całej firmie.
Etap drugi – działania contentowe i forma udostępniania Culture Booka
W drugim miesiącu skupiliśmy się niemal wyłącznie na działaniach contentowych. Było to przede wszystkim stworzenie treści do poszczególnych rozdziałów, ale także pozyskanie wypowiedzi pracowników oraz testimoniali naszych klientów. Oprócz tego drugi miesiąc poświęcony został wszelkim poprawkom, ale także zebraniu graficznych materiałów niezbędnych podczas finalnych prac.
Zrealizowaliśmy też zadanie, które według planu miało być wykonane w pierwszym miesiącu. To konsultacje z działem UX i wspólne opracowanie koncepcji implementacji dokumentu na stronie. Jak się okazało, było to niezwykle ważne spotkanie. Nasze pierwotne wyobrażenie i pomysł na to, jak zaprezentować Culture Booka na stronie firmy, okazał się nie iść w parze z obecnymi możliwościami dewelopera oraz z radami zespołu UX.
>W wyniku burzliwej dyskusji wykrystalizowały się dwie koncepcje – stworzenie osobnego landingu dla Culture Booka albo dodanie dokumentu na landingu już istniejącym (oraz w przyszłości dodanie go do innego, powstającego właśnie landingu). Ostatecznie wybraliśmy opcję drugą.
Musieliśmy także podjąć decyzję dotyczącą udostępniania treści i tego, czy wykorzystać Culture Booka do pozyskiwania leadów. Uznaliśmy, że takie rozwiązanie nie ma dla nas sensu, bowiem pozyskiwanie leadów byłoby korzystne tylko w sytuacji, gdyby Culture Book skierowany był wyłącznie do potencjalnych pracowników, a my prowadzilibyśmy szeroko zakrojone działania HR-owe polegające na budowaniu dużej bazy mailingowej osób, które być może chciałyby się u nas zatrudnić. Z perspektywy firmy wciąż niewielkiej (mniej niż 30 stałych pracowników) takie działania nie były nam potrzebne.
Był jeszcze jeden istotny czynnik – kultura naszej firmy jest dla nas bardzo ważna. Jesteśmy z niej także niezwykle dumni. Dlatego postanowiliśmy, że Culture Book będzie dostępny dla każdego, bez konieczności rejestracji czy zostawienia maila.
Drugi miesiąc był okresem, w którym drogi z naszym backlogiem zupełnie się porozjeżdżały. Jednym z kluczowych elementów contentowych Culture Booka miały być opisy wybranych w miesiącu pierwszym core values. Uchwycenie natury core values i odpowiednie ich zaprezentowanie zajęło nam więcej czasu, niż przewidzieliśmy. Opóźnienie pojawiło się również na polu pozyskiwania wypowiedzi, zarówno pracowników, jak i klientów. Problemem po naszej stronie okazało się nieprzekazanie odpowiednich wytycznych niektórym osobom, co skutkowało poprawkami, a co za tym idzie – znacznym wydłużeniem procesu. Pod koniec drugiego miesiąca byliśmy świadomi tego, że część prac zostanie przerzucona na miesiąc trzeci, który miał być pierwotnie poświęcony w całości na prace graficzne i konsultacje.
Etap trzeci – strona graficzna
Trzeci miesiąc miał być w całości poświęcony pracom graficznym. Jednakże w tym okresie, zwłaszcza przez pierwsze dwa tygodnie, pracowaliśmy wciąż nad uzupełnieniem treści CB.
Na początku prac nad dokumentem zakładaliśmy czas na stworzenie wizualnej koncepcji Culture Booka, np. za pomocą Miro. Koncepcja ta miałaby być zbiorem wskazówek dla Działu Grafiki. Jednakże ostatecznie zrezygnowaliśmy z tego zadania. Po pierwsze byłoby ono dość czasochłonne, a my coraz bardziej ścigaliśmy się z czasem. Po drugie, po rozmowie z naszą graficzką, wspólnie doszliśmy do wniosku, że nie jest to absolutnie niezbędne – poprosiła nas jedynie o wskazanie kilku dokumentów tego typu, które mogłaby potraktować jako inspirację dla formy CB.
Ostatecznie Dział Grafiki wziął na siebie opracowanie spójnej koncepcji wizualnej naszego CB. Nasze konsultacje polegały przede wszystkim na uwagach dotyczących rozmieszczenia treści, które nanosiliśmy w formie notatek na dokument tekstowy.
Tego się nie spodziewaliśmy! Zaskoczenia i blokery podczas pracy nad Culture Bookiem
Jeśli mielibyśmy wskazać na obszary, które okazały się problematyczne, konieczne jest wspomnienie o trzech kwestiach.
- Część naszych pierwotnych wyobrażeń na temat konkretnych rozwiązań i wyborów uległo diametralnej zmianie w toku prac, zwłaszcza, gdy dochodziło do konfrontacji naszych pomysłów z szerszym gronem. Wyciągnęliśmy wniosek, że warto przeprowadzać częste dyskusje nad projektem z różnymi grupami zainteresowanych, co pozwala spojrzeć na projekt z innej perspektywy
- Pozyskanie wypowiedzi od pracowników oraz testimoniali od klientów zajęło zdecydowanie więcej czasu, niż zakładaliśmy. Wynikało to z dwóch powodów. Po pierwsze założyliśmy, że wypowiedzi będą spływać do nas szybciej (część poproszonych o wypowiedzi osób zwlekało z wykonaniem tego zadania). Po drugie nie dopilnowaliśmy, aby prośba o wypowiedź była odpowiednio skonstruowana, co skutkowało koniecznością nanoszenia poprawek i zorganizowania drugiej rundy wysyłania próśb.
- O ile od początku słusznie założyliśmy, że przeprowadzenie i opracowanie badań dotyczących core values będzie czasochłonne, o tyle nie doceniliśmy części contentowej i przeznaczyliśmy na nią w backlogu zbyt mało czasu. Być może na opóźnienia powstałe w drugim miesiącu wpływ miał sukces miesiąca pierwszego. W pewnym momencie poczuliśmy się niezwykle pewnie i byliśmy przekonani, że zdążymy ze wszystkimi działaniami, pozwalając sobie tym samym na nieco pobłażliwe podejście do pierwszych pojawiających się opóźnień.
Mimo wspomnianych problemów, praca nad Culture Bookiem przebiegała dość płynnie. Biorąc pod uwagę, że zbiegła się ona z czwartym kwartałem, który w branży marketingu internetowego jest niezwykle pracowity (zwłaszcza ze względu na Black Friday i Święta Bożego Narodzenia), za sukces można uznać taką organizację pracy, która pozwoliła na połączenie codziennych zadań z projektem tworzenia Culture Booka.
O co ten cały hałas – jak prezentuje się nasz Culture Book?
Po trzech miesiącach pracy jest nam niezwykle miło móc zaprezentować Culture Booka MaxROY.agency. Jest to idealne źródło informacji na temat naszego zespołu, kultury organizacji pracy, wartości czy naszego sposobu działania. Wierzymy, że stworzony przez nas dokument odpowie na pytania zarówno osób zainteresowanych pracą u nas, jak i osób zainteresowanych pracą z nami.
Dlaczego było warto i czego się nauczyliśmy?
Miesiącami zdobywaliśmy wiedzę teoretyczną z zakresu employer brandingu, by później zastosować ją w praktyce. Na każdym etapie pracy dyskutowaliśmy oraz konfrontowaliśmy także ze sobą różne metody osiągnięcia założonych celów. Dzięki temu podejściu udało nam się wydobyć esencję naszych myśli i spostrzeżeń, a w konsekwencji poprawnie formułować wnioski. Wiele czasu poświęciliśmy, m.in. na stworzenie najlepszej dla nas metody wyłaniania core values, co wymagało od nas zgłębienia tematu badań jakościowych i skonstruowania całego procesu, od ankiety, po analizę i interpretację danych.
Niejednokrotnie dyskusje te wykraczały poza nasz zespół badawczy, angażując pracowników z innych działów, którzy dzielili się z nami swoją wiedzą i doświadczeniem (było tak, np. w przypadku decyzji odnośnie implementacji Culture Booka na naszej stronie, w której pomogła nam ekspertyza działu UX).
Dziś wiemy, jak zarządzać całym procesem tworzenia Culture Booka. Mamy świadomość, które etapy procesu jego tworzenia zajmują więcej czasu i na własnym przykładzie przekonaliśmy się, w jaki sposób wyłonić wartości firmy, aby zaangażować w ten proces wszystkich pracowników.
Niezmienna kultura firmy przy zmieniającej się strukturze
Na co dzień, przy porannej kawie, nie rozmawiamy o wartościach organizacji. Jednak podczas procesu wyłaniania core values okazało się, że mówimy jednym głosem. Każdy z nas samodzielnie odpowiadał na pytania w anonimowej ankiecie. W efekcie to, jakimi wartościami kierujemy się w naszej pracy, zostało wypowiedziane na głos. Dziś mamy lepszą świadomość tego, że wartości, które sobą reprezentujemy, mają wpływ na nasze decyzje – prowadzone rekrutacje, podejście do klienta i kontakt z nim, a także na wdrażane przez nas procedury. To niezmienna oś w zmienności, np. w procesie skalowania. Choć struktura firmy zmienia się nieustannie, to wartości i kultura organizacji pozostają niezmienne. To dzięki temu mogliśmy stworzyć tak spójny i kompletny dokument, jakim jest Culture Book.
Kto tworzył Culture Book?
W skład zespołu, który odpowiadał za stworzenie Culture Booka, weszli specjaliści z różnych działów – Contentu, Social Media, Administracji. Nasze stanowiska i doświadczenie ogromnie się różniły. To właśnie było naszą największą wartością. W końcu kultura organizacji firmy dotyczy nas wszystkich – zarówno szefów działów jak i młodszych specjalistów. Był to kolejny dobry sposób na stworzenie przestrzeni do integracji zespołu i wzajemnej wymiany pomysłów. Do tego procesu w MaxROY.agency przykładamy ogromną wagę i dzieje się to u nas nieustannie, chociażby podczas pracy nad OKR-ami. Nowi pracownicy wdrażani są w ten proces w ramach onboardingu pracownika i w sposób niezwykle naturalny poznają osoby, z którymi na co dzień nie mają zbyt dużego kontaktu. Tak było także w przypadku tworzenia Culture Booka.
Czy każda firma powinna mieć Culture Booka?
Budowanie strategii employer brandingu ma sens w przypadku każdej organizacji, która chce się nieustannie rozwijać. Jej ramy pozwalają odpowiedzieć na pytania konieczne do określenia celów danej firmy. Ułatwiają również wyznaczenie sposobu ich realizacji. Często w ramach podsumowania przemyślanej strategii employer brandingu firmy decydują się na stworzenie Culture Booka. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że nie każda organizacja jest na niego gotowa. Dlaczego?
Najpierw określ cel, a później sposób jego realizacji
Nie da się stworzyć uniwersalnej strategii dla każdej firmy. Tak samo nie jesteśmy w stanie stworzyć jednakowej komunikacji wewnątrz organizacji. W naszym przypadku zależało nam na realizacji celu, jaki postawiliśmy sobie w ramach OKR – „Chcemy być partnerem premium dla marketingu klienta”. I to w ramach realizacji tego celu uznaliśmy, że chcemy pokazać wartość naszej firmy na zewnątrz. Czuliśmy także, że jesteśmy zgranym zespołem, który łączy coś wyjątkowego. Chcieliśmy to zwerbalizować, a gdy to zrobiliśmy, okazało się, że proces dodatkowo tę więź umocnił.
Czy już dziś możesz zacząć pracę nad Culture Bokiem?
Musisz zdawać sobie sprawę, że Culture Book opowiada o kulturze panującej w danej organizacji. Tym, czym żyje firma, jakie panują w niej relacje i w jaki sposób pracownicy komunikują się między sobą. Wartości organizacji są wyłaniane na podstawie obowiązujących w danym momencie relacji i sposobu pracy. Nie piszemy w nim o wartościach, które chcemy, aby stanowiły wartości przewodnie naszej firmy, lecz o tych, które już realnie wyznajemy. Jeśli jesteś w trakcie transformacji swojej organizacji lub porządkowania jej struktur, oznaczać to może, że Twoja firma dziś nie będzie w stanie takiego dokumentu przygotować.
Może być jednak inaczej, tak, jak było to w naszym przypadku. Być może w Twojej firmie jest już rozwinięta kultura organizacji, ale nigdy nie zastanawiałeś się nad uporządkowaniem jej w formie Culture Booka. A może wydaje Ci się, że jest to dokument, na przygotowanie którego mogą pozwolić sobie tylko duże organizacje? Nic bardziej mylnego. Udowadniamy to na naszym przykładzie!
Zastanawiasz się, jak wyglądałby Culture Book Twojej firmy? Podoba Ci się ten pomysł, ale boisz się, że nie znajdziesz na jego realizację czasu, albo że nie uda Ci się go samodzielnie stworzyć? Chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem – odpowiemy na pytania, doradzimy, podpowiemy jak przeprowadzić cały ten proces w Twojej firmie, a nawet zaproponujemy projekt Culture Booka dla Twojej organizacji.
